Lista obecności, jako podstawy dokument do tworzenia ewidencji pracy
Lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy. Jej prowadzenie jest dobrowolne i zależy wyłącznie od pracodawcy. Większość firm decyduje się na jej prowadzenie, ponieważ jest przydatna, stanowiąc informacyjny dokument księgowy, potwierdzający obecność pracownika w pracy w danym dniu. Imienna ewidencja czasu pracy musi wskazywać dokładnie ilość godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, w porze nocnej, święta i dni wolne. Wykazuje godziny nadliczbowe i urlopy, zwolnienia lekarskie oraz wszelkie inne nieobecności. Odpowiednio prowadzona lista obecności może znacznie ułatwić tworzenie ewidencji czasu pracy, a nawet ją zastąpić. Muszą jednak być w niej umieszczone wszystkie, niezbędne do tego dane, co wymaga wiele pracy i czasu.
Tradycyjna lista obecności
Tradycyjna, papierowa lista obecności zazwyczaj zawiera dane zakładu pracy, okres, na który została sporządzona, a także listę pracowników i miejsce na podpisy każdego z nich oraz potwierdzenie przez osobę odpowiedzialną. Przygotowywana jest comiesięcznie z uwzględnieniem wszystkich dni roboczych. Wzór z omówieniem listy obecności znajduje się na stronie: inewi.pl. Aby papierowa lista stanowiła ewidencję czasu pracy, musi być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie. Umieszcza się w niej wtedy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. Prowadzenie takiej ewidencji jest czasochłonne i wymaga wielu obliczeń. Łatwo o manipulację i błąd ludzki. Przy prowadzeniu papierowej listy obecności ilość dokumentacji wymagającej przechowywania jest ogromna.
Elektroniczna lista obecności
Nowoczesne firmy stosują elektroniczną listę obecności. Czas pracy każdego pracownika jest automatycznie rejestrowany. Dzięki zastosowaniu aplikacji współpracującej z programami księgowo kadrowymi obieg dokumentów jest natychmiastowy. Dane importowane są do ewidencji pracownika i przeliczane. Lista obecności w pracy – na papierze czy on-line? Nawet najlepiej przygotowana papierowa lista nie będzie tak funkcjonalna jak elektroniczna. System kontroluje godziny pracy, nadgodziny, zmiany nocne, urlopy, a nawet spóźnienia i szybsze wyjścia z pracy. Nie tylko stanowi podstawę ewidencji czasu pracy, ale także umożliwia pełną kontrolę nad pracownikami. Oszczędza czas, który dział kadr musiałby poświęcić na przygotowanie dokumentów papierowych, a następnie zestawienie danych. Jest dużym ułatwieniem przy tworzeniu grafiku pracowników, listy płac, a także planów urlopowych. Aplikacja w każdej chwili może wygenerować potrzebne raporty. Nie ma możliwości manipulacji i żadne spóźnienie do pracy się nie ukryje.
Chociaż lista obecności nie jest równoznaczna z ewidencją, w postaci elektronicznej może stanowić jej podstawę. To ogromna oszczędność czasu i duże usprawnienie pracy dla działu kadr.
