Nowoczesne podejście do zarządzania fakturami

• Dlaczego warto wystawiać faktury elektroniczne?
• Co to jest krajowy system e faktur?
• Do czego przydaje się biała lista podatników VAT?
• Nowoczesne rozwiązania z zakresu księgowości online

Warto więc zainteresować się takimi rozwiązaniami jak fakturowanie elektroniczne oraz wyszukiwarka przedsiębiorców wpisanych na białą listę podatników, ponieważ może się to okazać kluczowe dla zachowania konkurencyjności na rynku. W dalszej części artykułu znajdują się najważniejsze informacje na temat tych narzędzi oraz wskazówki, które pozwolą wybrać odpowiedni program do faktur.

Dlaczego warto wystawiać faktury elektroniczne?

O ile jeszcze kilka lat temu trudno było wyobrazić sobie zawarcie transakcji handlowej bez wystawienia faktury w formie papierowej, obecnie największą popularnością cieszą się faktury online. Wśród nich znajdują się zarówno faktury proforma, jak i faktury VAT. E faktury to przede wszystkim łatwe wystawianie dokumentów, ograniczenie ryzyka błędów oraz bezproblemowy dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia. Niezależnie więc od tego, czy przedsiębiorcy zależy na uproszczeniu procesu wystawiania dokumentów, czy na zwiększeniu efektywności sprzedaży, takie rozwiązanie będzie idealnym wyborem.

Faktury w postaci elektronicznej to również duże udogodnienie w kwestii przechowywania dokumentów oraz wyszukiwania informacji. Dostęp do faktur w chmurze pozwala szybko uzyskać wgląd do dokumentu nawet za pośrednictwem smartfona. Programy do faktur elektronicznych są również wyposażone w wiele funkcji, które automatycznie weryfikują poprawność danych, co eliminuje wiele niepotrzebnych błędów.

Co to jest krajowy system e faktur?

Już od 2022 roku działa w Polsce Krajowy System e-Faktur, z którego coraz chętniej korzystają przedsiębiorcy. Istotnym argumentem przemawiającym za tym, aby jak najszybciej dołączyć do ich grona, jest to, że korzystanie z tej cyfrowej platformy będzie obowiązkowe już od 2026 roku. Warto więc z wyprzedzeniem zapoznać się ze wszystkimi możliwościami systemu, aby później nie trzeba było robić tego na ostatnią chwilę. Ze względu na to, że wciąż wielu przedsiębiorców oraz księgowych ma problemy z korzystaniem z KSeF, udostępniono wiele przydatnych poradników. Można je znaleźć w zakładce e-faktura, gdzie szczegółowo wyjaśniono, co do jest Krajowy System e-Faktur, w jaki sposób można zalogować się do systemu, co zrobić w przypadku wystąpienia błędów na fakturze oraz na czym polega akceptacja faktury online.

E faktura wystawiana z wykorzystaniem KSeF jest automatycznie weryfikowana i archiwizowana, co eliminuje ryzyko oszustw podatkowych. Dodatkowo dzięki temu, że format faktur został ustandaryzowany na potrzeby systemu, twórcy programów do faktur i rozwiązań dla księgowości mogą łatwiej planować integracje. To natomiast przekłada się na bezproblemową automatyzację wielu procesów księgowych. Przedsiębiorcy nie muszą natomiast się martwić o to, czy wystawiane przez nich dokumenty są zgodne z aktualnymi regulacjami. 

Do czego przydaje się biała lista podatników VAT?

Bardzo przydatnym narzędziem dla każdego, kto wystawia faktury kontrahentom, jest również biała lista podatników VAT. Narzędzie to pozwala sprawdzić, czy kontrahent został wpisany na listę zarejestrowanych podatników VAT. W tym celu wystarczy skorzystać z intuicyjnej wyszukiwarki, co zajmuje zaledwie kilka sekund. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule wyjaśniającym, jak działa biała lista wyszukiwarka.

Rozwiązanie to pozwala uniknąć problemów związanych z wystawieniem faktury na rzecz firmy, która nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. Istotne argumenty przemawiające za aktywnym korzystaniem z białej listy to przede wszystkim:

• uniknięcie problemów z Urzędem Skarbowym, które mogłyby się pojawić, jeżeli w ramach współpracy z niezarejestrowanym podmiotem doszłoby do wystawienia faktury VAT,
• większe bezpieczeństwo finansowe firmy związane z łatwą weryfikacją danych kontrahentów.

Nowoczesne rozwiązania z zakresu księgowości online

Na koniec warto przypomnieć, że nowoczesny i odpowiednio dobrany do potrzeb firmy program do faktur ma istotny wpływ na funkcjonowanie całej firmy. Nowoczesne narzędzia zapewniają dostęp do takich funkcji jak faktura online, a przy okazji sprawiają, że cała księgowość online staje się bardziej intuicyjna. Niezależnie więc od tego, czy przedsiębiorca chce wystawić dokument typu faktura VAT, czy też na początek ma to być faktura proforma, warto korzystać z porządnego programu.

Takie narzędzie pozwoli w razie potrzeby wystawić fakturę w formie elektronicznej z dowolnego miejsca i z zachowaniem integralności treści. Dodając do tego łatwe weryfikowanie danych znajdujących się na wystawionej fakturze, okazuje się, że dobry program księgowy jest jedną z najważniejszych rzeczy w każdej firmie.