Każdy z nas ma pewne dokumenty zawierające pewne dane wrażliwe, do których nie powinny mieć dostępu osoby postronne. Jeśli jesteśmy świadomi tego, że dane są obecnie tym, co mamy najcenniejszego, będziemy uważać na to, komu je udostępniamy. Jako osoby prywatne nie mamy zresztą tego typu dokumentów zbyt dużo, ale zupełnie inaczej wygląda to w przypadku firm, koncernów czy korporacji.
Firmowe dokumenty poufne
Do grupy dokumentów poufnych zaliczymy wszystko to, co stanowi tajemnicę firmową, wiąże się z finansami przedsiębiorstwa, pracownikami, planami rozwoju. Zatem są to dane osobiste pracowników, bilanse i analizy, certyfikaty, atesty, akty własności itd. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy z różnych powodów trzeba jakiś dokument udostępnić komuś z zewnątrz. Wtedy rodzi się pytanie, jak zrobić to bezpiecznie, by nikt inny nie miał do niego dostępu.
Postaw na bezpieczeństwo
Osoby prywatne udostępniają swoje dokumenty najczęściej za pomocą ogólnodostępnej chmury jak Dropbox. Jeżeli w grę wchodzą dane prywatne, to rozwiązanie to jest wystarczające. Natomiast w sytuacji, kiedy chodzi o dokumenty firmowe, należy zachować większą ostrożność. Oczywiste jest, że konieczne jest archiwizowanie i przechowywanie wielu plików. Jeślibyśmy trzymali je w formie papierowej albo na dyskach zewnętrznych lub płytach, mogłyby się zgubić albo ktoś mógłby je wykraść. Znacznie wygodniejszym, a przede wszystkim znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest inwestycja w dobre elektroniczne repozytorium dokumentów. Dlaczego właśnie to jest najbardziej polecana opcja?
Elektroniczne repozytorium dokumentów – jak to działa i dlaczego jest tak bezpieczne?
Zastosowanie elektronicznego repozytorium dokumentów jest dość szerokie, a przy tym jest ono łatwe w obsłudze. Z jednej strony można w nim umieszczać i archiwizować wszystkie dokumenty i sprawować nadzór nad dostępem do nich. Z drugiej strony może pomóc podczas współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Pomocne jest na przykład podczas realizacji różnego rodzaju projektów albo, kiedy ma być przeprowadzony audyt.
W repozytorium mogą być zarówno dokumenty jawne i ogólnodostępne, jak i te, które stanowią firmową tajemnicę. Decydując się na to rozwiązanie, mamy ekspresowy dostęp do wszystkich dokumentów. Jednocześnie może je przeglądać więcej osób, a każda z nich może mieć inne uprawnienia. Właściciel repozytorium decyduje, jakie operacje może wykonać każdy użytkownik – czy będzie mieć wgląd do wszystkich dokumentów, czy części, czy możliwy jest tylko podgląd plików, czy edycja lub kopiowanie.
Na tym nie koniec zabezpieczeń. Każdy użytkownik ma swój login i hasło. Dane są szyfrowane algorytmami — tę metodę wykorzystują także banki. Ponadto możemy generować raporty, w których znajdziemy informacje na temat tego, kto i kiedy wyświetlał konkretne dokumentów. To pozwala jeszcze lepiej kontrolować, co się dzieje z naszymi plikami.
